О государственной информационной системе удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 30 июня 2025 г. № 981
МОСКВА
О государственной информационной системе удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним
В соответствии со статьей 24 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить прилагаемое Положение о государственной информационной системе удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним.
2. Определить, что создание и развитие государственной информационной системы удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним осуществляет Федеральное архивное агентство.
3. Установить, что реализация настоящего постановления осуществляется федеральными органами исполнительной власти в пределах установленной Правительством Российской Федерации предельной численности работников их центральных аппаратов и территориальных органов, а также бюджетных ассигнований, предусмотренных федеральным органам исполнительной власти в федеральном бюджете на руководство и управление в сфере установленных функций.
4. Пункты 17, 35 и 36 Положения, утвержденного настоящим постановлением, вступают в силу с 1 января 2027 г.
Председатель Правительства Российской Федерации М.Мишустин
УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Российской Федерацииот 30 июня 2025 г. № 981
ПОЛОЖЕНИЕ о государственной информационной системе удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним
I. Общие положения
1. Настоящее Положение определяет:
а) цель, задачи и принципы функционирования государственной информационной системы удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним (далее - система удаленного использования) ;
б) структуру, основные функции и состав программных средств системы удаленного использования;
в) участников системы удаленного использования, их полномочия и ответственность;
г) требования к программно-техническим средствам системы удаленного использования, а также к технологическим и лингвистическим средствам такой системы, обеспечивающим автоматизацию процессов сбора и обработки информации;
д) правовой режим информации, содержащейся в системе удаленного использования, требования к хранению информации, содержащейся в такой системе;
е) порядок предоставления услуги удаленного использования архивных документов, регистрации участников системы удаленного использования, обеспечения доступа к системе удаленного использования, доступа к информации, содержащейся в системе удаленного использования, а также порядок информационного взаимодействия пользователей системы удаленного использования посредством подсистемы индивидуального обслуживания пользователей системы удаленного использования ("Личный кабинет пользователя") (далее - подсистема индивидуального обслуживания) ;
ж) порядок хранения и обработки информации, содержащейся в системе удаленного использования;
з) порядок информационного взаимодействия системы удаленного использования с Государственной информационной системой о государственных и муниципальных платежах;
и) порядок защиты информации, содержащейся в системе удаленного использования, в том числе обеспечение информационной безопасности и конфиденциальности данных.
2. Для целей настоящего Положения используются следующие понятия:
"пользователь системы удаленного использования" - юридическое или физическое лицо, индивидуальный предприниматель, нотариус, обращающиеся на законных основаниях для получения услуги удаленного использования архивных документов посредством использования системы удаленного использования;
"поставщик информации в систему удаленного использования" - государственный архив (включая государственный архив субъекта Российской Федерации, заключившего с Федеральным архивным агентством соглашение о предоставлении услуги удаленного использования архивных документов) , а также муниципальный архив органа местного самоуправления муниципального образования, заключившего с Федеральным архивным агентством соглашение о предоставлении услуги удаленного использования архивных документов;
"справочно-поисковые средства" - объединенный научно-справочный аппарат, представляющий собой технологически объединенные информационные ресурсы поставщиков информации в систему удаленного использования;
"услуга удаленного использования архивных документов" - услуга удаленного доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним и их использования;
"участник системы удаленного использования" - Федеральное архивное агентство, оператор системы удаленного использования, поставщик информации в систему удаленного использования, пользователь системы удаленного использования;
"электронная копия архивного документа" - копия архивного документа, входящего в состав Архивного фонда Российской Федерации, преобразованная в электронный вид архивом.
Понятия "архив" и "государственный архив" используются в настоящем Положении в значениях, установленных Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации".
3. Система удаленного использования предназначена для предоставления пользователям системы удаленного использования возможности поиска необходимой архивной информации с помощью справочно-поисковых средств в электронном виде, просмотра и (или) прослушивания электронных копий архивных документов посредством информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
Функции оператора системы удаленного использования осуществляет Федеральное архивное агентство. По его решению такие функции могут быть переданы подведомственному ему федеральному казенному учреждению.
4. Система удаленного использования обеспечивает информационное взаимодействие между поставщиками информации в систему удаленного использования, пользователями системы удаленного использования и операторами других информационных систем, в том числе с использованием инфраструктуры, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме, в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июня 2011 г. № 451 "Об инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме".
II. Цель, задачи и принципы функционирования системы удаленного использования
5. Целью создания системы удаленного использования является обеспечение предоставления пользователям системы удаленного использования услуги удаленного использования архивных документов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", включающей в себя:
а) предоставление возможности поиска необходимой архивной информации с помощью справочно-поисковых средств в электронном виде;
б) предоставление возможности просмотра и (или) прослушивания электронных копий архивных документов.
6. Основными задачами системы удаленного использования являются:
а) автоматизация процессов использования архивных документов, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе формирование справочно-поисковых средств;
б) реализация доступа пользователей системы удаленного использования к справочно-поисковым средствам, электронным копиям архивных документов, находящихся на хранении в архивах;
в) предоставление пользователям системы удаленного использования возможности осуществлять поиск информации с использованием справочно-поисковых средств и просмотр и (или) прослушивание электронных копий архивных документов;
г) применение искусственного интеллекта и машинного обучения для распознавания текста в электронных копиях архивных документов и полнотекстового поиска по распознанному тексту.
7. Принципами функционирования системы удаленного использования являются:
а) обеспечение полноты, достоверности и актуальности информации, содержащейся в системе удаленного использования;
б) обеспечение информационной безопасности при создании, развитии и эксплуатации системы удаленного использования;
в) интеграция и взаимодействие системы удаленного использования с другими информационными системами;
г) однократность размещения информации в системе удаленного использования и многократность ее использования;
д) ограничение доступа к информации, содержащейся в системе удаленного использования, в случае установления таких ограничений в соответствии с законодательством Российской Федерации;
е) размещение в системе удаленного использования поставщиками информации в систему удаленного использования справочно-поисковых средств без требования получения оплаты или иного встречного требования;
ж) безвозмездность использования размещенных в системе удаленного использования справочно-поисковых средств для всех участников системы удаленного использования;
з) возмездность просмотра и (или) прослушивания электронных копий архивных документов для пользователей системы удаленного использования;
и) ответственность участников системы удаленного использования за своевременность, полноту, актуальность и достоверность информации, размещаемой ими в системе удаленного использования;
к) обеспечение возможности развития и модернизации системы удаленного использования;
л) надежность программно-технических средств системы удаленного использования.
III. Структура, основные функции и состав программных средств системы удаленного использования
8. Система удаленного использования включает в себя следующие подсистемы:
а) подсистема информационно-справочного обслуживания пользователей системы удаленного использования;
б) подсистема хранения;
в) подсистема интеллектуального поиска архивной информации;
г) подсистема индивидуального обслуживания;
д) подсистема автоматизации деятельности работников архивной сферы ("Личный кабинет работника архива", "Личный кабинет сотрудника Федерального архивного агентства") ;
е) подсистема автоматизации деятельности сотрудников оператора системы удаленного использования ("Личный кабинет сотрудника оператора") ;
ж) подсистема формирования и обработки заказов на услуги;
з) подсистема ведения расчетов за услуги, оказываемые посредством системы удаленного использования (подсистема биллинга) ;
и) подсистема предоставления доступа к объединенным справочно-поисковым средствам в электронном виде и электронным копиям архивных документов;
к) подсистема администрирования и управления контентом системы удаленного использования;
л) подсистема информационного взаимодействия системы удаленного использования с другими информационными системами;
м) подсистема информационной безопасности.
9. Система удаленного использования обеспечивает выполнение следующих функций:
а) использование хранилища справочно-поисковых средств, электронных копий архивных документов, передаваемых поставщиками информации в систему удаленного использования для размещения в системе удаленного использования;
б) обеспечение полноты, достоверности, актуальности и доступности информации, содержащейся в системе удаленного использования;
в) обеспечение интеграции с федеральной государственной информационной системой "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме", единой системой межведомственного электронного взаимодействия, Государственной информационной системой о государственных и муниципальных платежах, а также с информационными системами, обеспечивающими выполнение функций в области архивного дела, в том числе в части обеспечения постоянного и временного хранения электронных архивных документов;
г) предоставление пользователям системы удаленного использования услуги удаленного использования архивных документов в случае обращения пользователей системы удаленного использования за предоставлением такой услуги посредством личного кабинета пользователя системы удаленного использования, созданного в подсистеме индивидуального обслуживания (далее - личный кабинет пользователя системы удаленного использования) ;
д) регистрация, аутентификация и идентификация пользователей системы удаленного использования в системе удаленного использования с использованием федеральной государственной информационной системы "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме";
е) оплата пользователями системы удаленного использования услуги удаленного использования архивных документов в части просмотра и (или) прослушивания электронных копий архивных документов с использованием информации, содержащейся в Государственной информационной системе о государственных и муниципальных платежах;
ж) формирование аналитической отчетности результатов оказания услуги удаленного использования архивных документов средствами системы удаленного использования;
з) защита информации, содержащейся в системе удаленного использования, от несанкционированного доступа, искажения, удаления или блокирования;
и) контроль оказания услуги удаленного использования архивных документов, работы функционала системы удаленного использования.
10. Система удаленного использования состоит из серверного и клиентского компонентов.
11. Серверный компонент предназначен для:
а) обработки атрибутных описаний архивных фондов, описей и дел, научно-справочного аппарата к ним, электронных копий архивных документов;
б) составления отчетности;
в) взаимодействия с государственными информационными системами и информационными системами, обеспечивающими выполнение функций в области архивного дела;
г) приема от клиентского компонента запросов, передачи клиентскому компоненту ответов, а также межкомпонентного взаимодействия;
д) обеспечения информационной безопасности.
12. Клиентский компонент предназначен для:
а) приема от серверного компонента данных, подлежащих отображению для участника системы удаленного использования;
б) отображения принятых данных в пользовательском интерфейсе;
в) приема от пользователя системы удаленного использования управляющих воздействий;
г) передачи управляющих воздействий серверному компоненту.
IV. Участники системы удаленного использования, их полномочия и ответственность
13. Федеральное архивное агентство обеспечивает:
а) общую координацию деятельности по созданию, вводу в эксплуатацию, развитию и эксплуатации системы удаленного использования;
б) разработку концепции на создание системы удаленного использования, технико-экономических и финансово-экономических обоснований на создание и развитие системы удаленного использования и технических требований к ее эксплуатации;
в) разработку планов мероприятий по развитию системы удаленного использования, контроль их исполнения;
г) организацию выполнения требований к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 6 июля 2015 г. № 676 "О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации";
д) подключение системы удаленного использования к Государственной информационной системе о государственных и муниципальных платежах в соответствии с порядком ведения Государственной информационной системы о государственных и муниципальных платежах, установленным в соответствии с частью 3 статьи 213 Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
е) контроль за работой системы удаленного использования в части ее функционирования, а также приема информации, хранения и предоставления информации, содержащейся в такой системе, пользователям системы удаленного использования, целостности и доступности указанной информации для участников системы удаленного использования, защиты такой информации, управления доступом для участников системы удаленного использования.
14. Федеральное архивное агентство утверждает:
а) регламент взаимодействия поставщиков информации в систему удаленного использования и оператора системы удаленного использования;
б) форму, порядок и сроки предоставления оператором системы удаленного использования отчетной и статистической информации;
в) требования к составу и форматам справочно-поисковых средств, электронным копиям архивных документов для их передачи поставщиками информации в систему удаленного использования;
г) типовые формы договоров (соглашений) о взаимодействии, заключаемых с участниками системы удаленного использования.
15. Оператор системы удаленного использования обеспечивает:
а) функционирование системы удаленного использования, включая работоспособность программно-технических средств системы удаленного использования;
б) эксплуатацию системы удаленного использования, в том числе в части сопровождения технического и программного обеспечения такой системы;
в) организацию приема информации, а также хранения и предоставления информации, содержащейся в системе удаленного использования;
г) целостность и доступность информации, содержащейся в системе удаленного использования, для участников системы удаленного использования;
д) защиту информации, создаваемой и обрабатываемой в рамках функционирования системы удаленного использования, в соответствии с требованиями, установленными законодательством Российской Федерации об информации, информационных технологиях и о защите информации, законодательством Российской Федерации в области персональных данных, законодательством Российской Федерации в области использования электронной подписи;
е) управление доступом участников системы удаленного использования;
ж) подключение к системе удаленного использования других информационных систем и (или) предоставление им доступа в случаях, установленных федеральными законами, при условии соблюдения участниками системы удаленного использования установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации требований о защите информации;
з) обязательность учета и регистрации всех действий и идентификации и аутентификации участников системы удаленного использования, связанных с обработкой персональных данных, при взаимодействии системы удаленного использования с другими информационными системами;
и) технологическое взаимодействие системы удаленного использования с федеральной государственной информационной системой "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме", Государственной информационной системой о государственных и муниципальных платежах, информационными системами, обеспечивающими выполнение функций в области архивного дела, посредством единой системы межведомственного электронного взаимодействия;
к) методическую поддержку участников системы удаленного использования по вопросам технического использования и информационного наполнения системы удаленного